О клиенте
Компания-заказчик является одним из крупнейших потребителей на рынке вторичных черных металлов, которые используются в сталеплавильном производстве.
Компания входит в рейтинг крупнейших предприятий оптовой торговли на рынке черных металлов. Приемом
и переработкой черного металлолома занимаются производственные площадки, на территории Липецкой, Воронежской и Тамбовской областей.
О проекте
В рамках проекта по автоматизации процессов на крупнейшем предприятии оптовой торговли металлами, компания снизила человеческий фактор, повысила управляемость и прозрачность процесса закупок, создала единую базу поставщиков лома и сократила трудозатраты на согласование и поставку лома.
Были проведены интеграции с сервисом Dadata, 1С, SAP MDG, ИС УМ (Kafka), SAP PO, сервером аутентификации. Дополнительно реализована квалификации контрагента с помощью бизнес-процессов по 38 маршрутам. Хранилище документов было создано с различными уровнями доступа для сотрудников и внешних пользователей корпоративного портала. Также была реализована квалификация контрагентов с помощью бизнес-процессов. В целом, проект был успешным в достижении поставленных целей и задач, улучшив эффективность работы предприятия.
Цели и задачи
01
Минимизируем возможность ошибок
Снизить человеческий фактор: защита данных, сокращение ошибок, злоупотреблений, сохранение истории взаимоотношений с поставщиками
02
Делаем поочередное открытие процесса
Повысить управляемость и прозрачность закупочного процесса
03
Сохраняем контакты и историю
Создание и пополнение единой базы поставщиком лома
04
Ускоряем и оптимизируем процессы
Сокращение трудозатрат и длительности процессов согласования и поставки лома
05
Формируем архив документов
Создание хранилища документов с разным доступом для сотрудников и внешний пользователей корпоративного портала
Битрикс 24
Этапы
01
Аналитика
Сбор и анализ требований заказчика, а также изучение бизнес-процессов и информационных систем. Определение целей и задач проекта, а также разработка технического задания. На этом этапе также проводится исследование рынка и конкурентов.
02
Разработка
Проектирование и создание информационной системы, а также интеграция с другими системами и сервисами. На этом этапе проводится разработка архитектуры системы, моделирование данных и разработка сетевых потоков.
03
Тестирование
Проверка работоспособности системы, поиск и исправление ошибок, а также проведение нагрузочных тестов. На этом этапе также проверяется безопасность системы и соответствие ее требованиям
04
Отладка и внедрение
На этапе отладки и внедрения проводится окончательная настройка системы, обучение пользователей и помощь в освоении новых функций. Также осуществляется поддержка системы после внедрения, исправление
обнаруженных ошибок и улучшение функциональности.
Интеграция с SAP MDG
Заказчик столкнулся с проблемой, что базы заготовителей хранились у сотрудников, не являясь его собственностью. Такая база не была единой и обновляемой. История взаимодействия не фиксировалась. Команда Ylab создала единую пополняемую базу поставщиков. Благодаря интеграции с SAP MDG система уже имеет всех имеющихся контрагентов. Все созданные в системе новые контрагенты сохраняются в общей базе. В карточке контрагента доступа вся история взаимодействия и приложенные документы.
Интеграция с 1С
Специалистам приходилось работать в разных системах, так как процесс согласования и сам источник данных был исторически сложен в других системах.
Это увеличивало затраты на согласование лидов и сделок, а также нагрузку на специалистов. Процессы сопровождала меньшая управляемость и прозрачность закупочного процесса. Сложность отслеживания всех этапов оборота лида и сделок приводило к невозможности контролировать специалистов.
Сотрудники каждый день сталкивались с разрозненностью согласования документов в разных системах.
Наша команда предложила решение делать согласование в едином окне на уровне каждого ответственного. Команда Ylab реализовала обмен с 1С данных о контрагентах, например их оперативную задолженность, статусы квалификации. Также были получены текущие справочники. Обмен происходил через шину SAP PO.
В системе возможно отследить и провести по всем предписанным и согласованным маршрутам лида и сделку.
Благодаря статусам, напоминаниям в виде задач, чек листов — специалист будет четко следовать процессу. От уровня руководителя мы также можем быть наблюдателем на любом этапе взаимодействия.
Оперативную задолженность можно отслеживать в режиме реального времени в сделках. Теперь не нужно делать отдельный запрос в 1С, вся информация своевременно доступна ответственному.
Целевая архитектура решения
После первой интеграции и настройки Битрикс24, было принято решение переходить к реализации более сложных задач.
Специалисты заказчика выступали консультантами и бизнес-экспертами в своей области для получения достоверной и исчерпывающей информации.
Автоматизация процесса работы с контрагентом в едином окне
Длительный процесс согласования и поставок существовал в разных системах и в ручном режиме. Трудозатраты специалистов по заготовке возрастали. Собрав с командой достаточно информации про бизнес процессы заказчика, было принято решение автоматизировать все 38 маршрутов квалификации с учетом уровня доступа согласующих, предусловий и финализации сделки. Основной целью было повысить прогнозируемость процесса и снизить нагрузку на сотрудников по согласованию. Совместно с экспертами от заказчика были разработаны и настроены бизнес-процессы по всем 38 маршрутам квалификации. Сформированный лид, в зависимости от выбранных параметров активировал необходимый маршрут. Бизнес-процесс запрограммированный идти строго по выбранному маршруту, подсказывал специалисту необходимое действие через задачи или задания бизнес процесса. Все документы созданные в процессе прикреплялись к нужному контрагенту. Не нужно отдельных писем и ожидания согласования документов, так как ответственному лицу придет мгновенное уведомление о запросе утверждения, согласования или отклонения лида/сделки. Обмен данными с внутренними системами осуществляется благодаря взаимодействию с интеграционной шиной Kafka.
Общее хранилище данных
У заказчика не было общего хранилища документов с разным уровнем доступом для сотрудников и внешний пользователей. Команда Ylab учла пожелания и у пользователя системы могут быть как личные папки с документами, так и общие по группам с вашим поставщиком и/или руководителем. Не стоит беспокоиться, что документы увидит третье лицо, так как в системе реализовано строгое разграничение прав доступа.
Работа с поставками
Так как специалист в день может создавать не менее 5 сделок требовалось единое окно и свои процессы для работы с поставками. Сделки создаются в новой системе, проходя первоначальные бизнес процессы согласования и утверждения. После данные о поставках отправлялись во внутреннюю систему учета и формирования спецификаций. Специалисту предоставлялась форма для заполнения с учетом особенностей выбранного процесса и параметров, что исключало ошибку создания сделки с некорректными данными. Вся информация сохраняется в карточке сделки для истории. Мы сможем заменить ответственного и не потерять статус и текущую историю сделки. В любой момент руководитель сможет ознакомиться с карточкой, отследить статус и написать сообщение специалисту по заготовке.
Внедрение процесса коммерческого предложения для поставщиков
Коммуникация с поставщиком происходила через почтовые сервисы или мессенджеры. Взаимодействие через сторонние чаты было небезопасным и накладывало определённые риски потери информации или её утечки. Система решает также одну из важных проблем, как коммуникация с поставщиком. Теперь не нужно искать дополнительные мессенджеры, пересылать письма, хранить на личном пространстве документы и пытаться дозвониться с мобильного телефона. Система доступна по функционалу также и поставщику. Вы можете взаимодействовать через общий чат, отправлялись документы. Чат с контрагентом будет храниться в конкретной группе и доступен у руководства для контроля. Для коммуникации доступен функционал звонков, видео встреч.
Внедрение процесса коммуникации с поставщиками
Заказчика не устраивало, что постановка коммерческого предложения могла происходить без контроля обратной связи, в тех случаях когда поставщик не подписал предложение. Также не было возможность увидеть статистику коммерческих предложений. Была реализована работа с коммерческими предложениями, благодаря этому теперь коммерческие предложения для поставщиков осуществляются через функционал бизнес-процессов. Все предложения фиксируются по сроку и уведомляют ответственных при бездействии по задаче более суток. Определённым ролям доступна статистика коммерческих предложений. Руководитель сможет увидеть все предложения, согласовать их или отклонить. Все предложения прикрепятся в соответствующую карточку контрагента и не будут утеряны.
Планирование и аналитика поставок
Совершенно новым по процессам был функционал планирования и аналитики поставок. Все расчеты фиксировались в документе и передавались посредством электронной почты. Делать срез аналитики, сводные отчеты и просто осуществлять контроль не было возможности. Дополнительно, заказчик хотел сохранять исторические данные по аналитике. Нашей командой была проведена комплексная аналитика и прототипы решения, отражающие все плюсы новой схемы. Благодаря функционалу постановки планов и аналитики, в разрезе месяца мы можем загрузить данные своего плана и отслеживать данные аналитики. Система старается автоматизировать формат постановки и аналитики планов. Синхронизируются информация по сделке и ответственному за нее. Для заказчика также разработался дружелюбный и понятный интерфейс. Все ему знакомые фильтры, сортировки и агрегация информации по средневзвешенному значению.
Результат
В рамках проекта была создана единая клиентская база для производственного объединения заказчика, определены и настроены типовые бизнес-процессы постановки месячных планов, формирования аналитики планов и опроса клиентов.
Разработан универсальный вид меню для менеджеров и руководителей, созданы бизнес-процессы проведения цикла лидов и сделок, а также функционал запроса оперативной задолженности, корректности маршрутов и формирования коммерческих предложений. Реализована структура компании и ролевая модель доступа, что позволило упростить процессы согласования и сократить повторяющиеся задачи. Процессы стали более автоматизированными с помощью конструктора бизнес-процессов.
Итоги внедрения
Использование системы на протяжении нескольких месяцев наглядно продемонстрировало достигнутые успехи:
- Сохранение всей информации о взаимодействии с поставщиками
- Отслеживание статуса взаимодействия в реальном времени
- Оперативное информирование
- Скользящее планирование задач специалистов по отделу
- Постановка планов и отслеживание их фактического выполнения
- Контроль за работой специалистов по заготовке
- Выполнение бизнес процессов внутри одной системы
- Прозрачность и оперативность отслеживания оперативной задолженности поставщика
- Гарантированность отслеживания и выполнения поставленных задач руководителем для специалиста
Стек технологий
PHP
Bitrix24
MySQL
VueJS